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El facility management y las competencias digitales

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Por: Redacción Instalaciones Deportivas Hoy

La digitalización en el sector del facility management español es todavía muy baja, según se desprende de un informe de IMANcorp Foundation y la Universidad Autónoma de Barcelona elaborado en el marco del Observatorio de Competencias Digitales y Empleo que impulsan ambas entidades y para el que se ha realizado un sondeo y se ha consultado a expertos del sector con el fin de ilustrar las tendencias del sector. De acuerdo con este informe, apenas un 20% de las pymes del sector cuenta, por ejemplo, con almacenamiento en la nube. Es casi el mismo porcentaje que emplea en la actualidad IoT, y apenas un 15% lleva a cabo análisis de big data o cuenta con algún tipo de robótica. Esto significa, según el mismo informe, que la industria 4.0 está todavía muy lejos de estar bien implantada en el sector.

Dentro del mundo de las instalaciones deportivas es cada vez más habitual encontrarse con la figura del facility manager que, a diferencia del sport manager, se encarga de la gestión de los edificios y sus servicios desde el punto de vista del inmueble, actuando sobre los diversos contratos de mantenimiento (sistemas, servicios, infraestructuras deportiva…) que, en muchos casos, reciben atención por una empresa de servicios distinta. Los objetivos, lograr la integración y las sinergias operativas, la reducción de costes y un uso más eficiente de los recursos, entre otros. Para simplificarlo, su visión se centra más en la gestión de la calidad de vida del edificio deportivo para que funcione de forma eficaz, fiable, segura y legal, que no directamente en la del usuario/cliente.

El análisis del facility management tiene una complejidad particular porque, como sector de creación reciente, abarca muchos subsectores y muchas actividades empresariales, señalan los responsables del estudio de IMANcorp Foundation y la Universidad Autónoma de Barcelona. Y aunque el origen y el centro del sector sea el mantenimiento de edificios, se han ido incorporando actividades paralelas, como seguridad, jardinería, limpieza o gestión de residuos, y actividades más complejas como gestión de activos.

Las soft skills son básicas para el facility manager, debido a la constante interrelación y reotralimentación entre las personas y los procesos de innovación. De todas ellas destacan tres: comunicación, gestión del cambio y aprendizaje constante

Según la Asociación Internacional de Mantenimiento (IFMA), el facility management es ​“una profesión que abarca muchas disciplinas para asegurarse de la funcionalidad y el funcionamiento del entorno del edificio a través de la integración de personas, lugar, proceso y tecnología”. En España, el capítulo nacional de esta organización define este concepto como: “El facility management es una disciplina relativamente nueva que engloba diversas áreas para asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados. Lo consigue mediante la integración de personas, espacios, procesos y las tecnologías propias de los inmuebles”. Así mismo, la normativa europea en facility management, la ISO 41011-2017, define a esta disciplina como “una función organizativa que integra las personas, los espacios de trabajo y los procesos, dentro del entorno del inmueble, con el propósito de mejorar la calidad de vida de las personas y mejorar la productividad de su actividad principal”.

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El facility management y el reto de la digitalización

Las organizaciones, públicas o privadas, gestionan inmuebles, activos y servicios asociados a los mismos, para apoyar sus actividades principales. Esto se consigue a través de la coordinación de estos activos y servicios. Para ello, los profesionales del facility management utilizan su experiencia en la gestión e introducen cambios en los ámbitos de la organización, mejorando la productividad de los mismos. Entre las herramientas a utilizar, y por la reciente creación de esta figura, destacan las relacionadas con la digitalización, si bien todavía se está lejos de alcanzar su integración total, tal y como apunta el estudio realizado sobre las tendencias del sector.

Así, sobre cuál de las herramientas creen que se consolidará en su sector a futuro, más del 40% de las pymes consultadas señaló al IoT como la herramienta principal, mientras que 30% señaló al GMAO (gestión de mantenimiento asistida por ordenador) como aquella con más posibilidades de consolidarse. En términos de digitalización, el ámbito más desarrollado en los últimos años es la sensórica, lo que permite mejorar la eficiencia y contribuir a la sostenibilidad, y a su vez genera un volumen muy importante de datos que hay que manejar e interpretar. La sensórica también se aplica a usos del espacio, en la nueva tendencia del hot desk y open space. La herramienta de gestión más utilizada es el building management system (BMS). Y un reto del sector es que el facility management empiece en el diseño de los edificios y la integración en la metodología del building information modeling o BIM.

Funciones del facility manager

Según IFMA España, el facility manager tiene como funciones, entre otras, el desarrollo de las estrategias corporativas respecto a los recursos inmobiliarios, políticas de optimización de espacios, coordinación de los proyectos de construcción, renovación y reubicación, contratación de todos los productos y servicios relacionados con el correcto funcionamiento de las instalaciones, conservación y mantenimiento de instalaciones e ingeniería. En nuestro país se identifica al facility manager con la persona de ‘servicios generales’, si bien muchas veces no se sabe bien el alcance de sus funciones, y otras no reciben ni el apoyo, ni el reconocimiento necesario dentro de su propia empresa para desarrollar esas funciones correctamente.

Cada vez más, las empresas son conscientes de que el mantenimiento y la gestión eficaz de sus recursos son factores críticos para el logro de sus objetivos. Además, el valor que han cobrado en la actualidad cuestiones como el entorno laboral o la salud en la empresa, ha impulsado enormemente la importancia y necesidad de contar con estos profesionales en las organizaciones. A grandes rasgos, sus funciones son:

  • A nivel estratégico, los roles y responsabilidades de los facility manager incluyen el desarrollo y la alineación de la estrategia de facility management.
  • A nivel táctico, los facility manager implementan pautas estratégicas para optimizar el uso de recursos, incluso mediante la determinación del mejor modelo de abastecimiento y el establecimiento de niveles de personal para cada programa en un sitio.
  • A nivel operativo, los facility manager brindan servicios como mantenimiento periódico, basado en condiciones o en averías.

Las responsabilidades de un facility manager son gestionar y planificar un entorno de trabajo más eficiente, humano y productivo. El facility management es la gestión integral de las infraestructuras y los servicios en la empresa, con el objeto de optimizar los espacios y los recursos para el mejor desarrollo de la actividad profesional.

Competencias digitales y empleo en el sector

Las ocupaciones analizadas en este sector y tomadas del Observatorio de las Ocupaciones del SEPE (y adaptadas al mundo de las instalaciones deportivas) son: analistas de gestión y organización, vigilantes de seguridad, supervisores de mantenimiento y limpieza, conserjes de edificios, mantenedores de edificios, recepcionistas y gestores de compras.

Según el informe, la experiencia requerida en este tipo de ocupaciones varía en función de la cualificación del puesto de trabajo. En los puestos de baja cualificación no se exige casi experiencia, mientras que en los puestos de más responsabilidad la horquilla va desde los 6 meses como mínimo a los dos años. Muchos de los puestos analizados presentan una gran movilidad entre sectores, ya que por el tipo de empleo pueden ocuparse en empresas muy distintas.
Respecto a las cualificaciones, se hace mucho énfasis en las capacidades o habilidades del manager como gestor fundamental del facility management. Hay muy poca formación específica en el ámbito universitario, algunos másteres y formación especializada, y se le da mucha importancia a las soft skills, precisamente por la necesidad de gestionar equipos multidisciplinares y atender las demandas de los clientes.

En el ámbito del mantenimiento de edificios de perfiles medios, según el estudio, no hay una formación específica, y es un gran reto que en la formación para la construcción de edificios se incorpore la perspectiva del futuro mantenimiento.

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En los perfiles de menor cualificación, los retos son similares a otros sectores, como una mejora del manejo de dispositivos digitales, aplicaciones y ofimática básica. “Estos perfiles de menor cualificación, a diferencia de otros sectores, tienen un componente de servicio de bajo coste que hace menos probable la automatización (seguridad, recogida de residuos, limpieza). Las tareas menos cualificadas no tienen prestigio social, pero pueden ser un nicho para la incorporación laboral de personas en situación de vulnerabilidad, como la experiencia de un curso de formación en auxiliares de mantenimiento de una entidad social”, explica Alba Escolà, gerente de la Fundación IMANCorp, quien añade que “la digitalización puede ser una herramienta de cualificación de estas ocupaciones, como el ejemplo de usar sensores para limpiar lavabos en función del uso y no de una programación prefijada. El uso básico de dispositivos conectados puede contribuir también a una cierta dignificación de estas ocupaciones”.

Las soft skills son básicas para el sector, debido a la constante interrelación y reotralimentación entre las personas y los procesos de innovación. De todas ellas se destacan tres: comunicación, gestión del cambio y capacidad de aprendizaje constante. Con proyección a futuro, según el estudio será indispensable tener tanto un data scientist, que analice toda la información que se extrae, como un change manager para orientar todos los cambios. Ambas ocupaciones están altamente influenciadas por la digitalización.

“En el ámbito del mantenimiento de edificios de perfiles medios, no hay una formación específica, y es un gran reto que en la formación para la construcción de edificios se incorpore la perspectiva del futuro mantenimiento. Sí que hay formación en mantenimiento industrial, pero con poca implantación de tecnologías como cloud computing. Tampoco hay una formación específica para los perfiles de baja cualificación, ya que son perfiles muy dispersos, algunos con formación y regulación específica (seguridad), y otros con muy baja cualificación (limpieza)”, comenta por su parte el Dr. Merino, responsable académico del estudio.

Por último, “la sostenibilidad es un aspecto fundamental en el facility management en todos sus procesos, incluso a nivel de auditoría. Además, es un elemento distintivo que produce valor añadido a la empresa”, señala Escolà.


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