Gestión digital del mantenimiento para instalaciones deportivas

Compartir

Por: Aitor Núñez Izcara, director de Autocontrol Sistemas

El mantenimiento de cualquier instalación deportiva es fundamental para el buen funcionamiento de los equipamientos y su relación con los usuarios. Por ello, dentro del ámbito de la gestión deportiva cobra especial relevancia el llamado plan de mantenimiento. Planificar las tareas de limpieza o de conservación de las instalaciones, por poner dos ejemplos, puede ser de enorme dificultad si no se realiza una correcta planificación, y más si la instalación cuenta con numerosos espacios, tanto deportivos como técnicos. Para los gestores, responsables y técnicos de mantenimiento, Autocontrol Sistemas cuenta con Autocontrol Plan, una herramienta que ayuda a organizar digitalmente todas las actuaciones de los planes de autocontrol, permitiendo ahorrar hasta un 60% en costes de mantenimiento.

Una instalación deportiva puede resumirse como un recinto abierto o cerrado compuesto por diversos espacios y equipamientos deportivos, pero también otras zonas complementarias como las comunes, las salas técnicas o los espacios de circulación. La multitud de zonas que integra una instalación deportiva puede parecer, a priori, abrumador. No obstante, con una adecuada elaboración del plan de mantenimiento se puede garantizar la planificación y seguimiento de todas las áreas y el equipamiento deportivo, ya que un plan de este tipo se encarga de planificar, analizar, controlar y evaluar las características concretas de mantenimiento del material, equipo e instalaciones deportivas que componen el recinto.

Elaboración de un plan de mantenimiento

De una forma rápida, la elaboración de un plan de mantenimiento consta de cinco grandes pasos.

  • Análisis de la situación. El primer paso para la redacción de un plan de mantenimiento es el análisis de la situación de las instalaciones deportivas, que permitirá saber su situación actual.
  • Política de mantenimiento. Es fundamental fijar las directrices de gestión del polideportivo, que condicionarán el grado de exigencia o control del plan de las siguientes fases.
  • Necesidades de mantenimiento. El tercer paso sería acotar cuáles son las necesidades de mantenimiento de la instalación deportiva. Para ello se deben detectar las obligaciones de conservación de las instalaciones deportivas, así como las de los equipos que la componen, además de analizar otras variables (climatológicas, infraestructurales, legales, laborales…).
  • Recopilación de datos. Precisamente, el trabajo de campo sobre las distintas instalaciones se traduce en una base de datos que deben ser correctamente almacenados y ordenados. Con todas las fases previas perfectamente ejecutadas, se estará en disposición de especificar las tareas de mantenimiento de una instalación deportiva o equipo, detallar la metodología, precisar la periodicidad y enumerar los recursos técnicos y humanos.
  • Implantación. El último paso sería implantar el plan de mantenimiento. Para que la herramienta se pueda aplicar será imprescindible instruir a todo el personal de la instalación. Desde el director hasta los técnicos de mantenimiento, la difusión del plan garantiza la correcta ejecución de las labores de mantenimiento. Igualmente, será imprescindible el nombramiento de personal responsable para ejercer el control y la supervisión sobre las tareas detalladas.

Para conocer si el plan se ha elaborado correctamente o necesita mejora, se ha de ejercer un análisis y control constante de los resultados.

Con estos pasos, el plan de mantenimiento ya estaría creado. Aun así, las acciones deben continuar. Para conocer si el plan se ha elaborado correctamente o necesita mejora, se ha de ejercer un análisis y control constante de los resultados. De igual modo, si el plan lo requiere, se pueden añadir o readaptar parámetros para mejorar las instalaciones deportivas. Se debe tener en cuenta que son decenas las instalaciones y espacios que pueden componer un complejo deportivo, y todas y cada una de ellos precisan de cuidados distintos. Responder ante las tareas de mantenimiento puede ser un arduo trabajo. Incluso gestionar y coordinar el personal técnico en espacios tan amplios. Por ello, urgen herramientas de planificación, control y gestión lo suficientemente amplias para dar respuestas a todas las necesidades.

Herramienta digital de gestión del mantenimiento

Precisamente, para reducir la confusión, el software Autocontrol Plan facilita la gestión digital de todas las instalaciones deportivas con una simple e intuitiva aplicación. Como definición, Autocontrol Plan es una herramienta para la planificación y gestión de instalaciones de manera digital y 100% en la nube. Esta aplicación pretende mejorar el control de las instalaciones, cumplir con la normativa y ahorrar en tiempo y costes.

Entre las tareas que se pueden administrar con esta solución se incluyen el registro de equipos, la gestión de todos los tipos de mantenimiento (técnico legal, preventivo, conductivo, correctivo y predictivo), la gestión del personal técnico de mantenimiento o la generación de incidencias externas e internas que agilicen el mantenimiento preventivo y correctivo. También soluciona problemas habituales a la hora de gestionar la instalación como pueden ser el exceso de papel o la gestión del tiempo. De forma específica, esta herramienta permite gestionar todos los planes de autocontrol: mantenimiento, limpieza, legionella, seguridad, plagas, calidad y piscinas.

El software Autocontrol Plan busca dar respuesta a los diferentes problemas que existen en la gestión de una instalación. Por ello, es de fácil manejo e intuitivo para el usuario. La facilidad de esta aplicación permite planificar, optimizar el tiempo y mejorar el control:

  • Planificar: planifica y gestiona aquellas incidencias, tareas, partes y órdenes de trabajo de forma sencilla.
  • Optimizar el tiempo: organiza la jornada del equipo de mantenimiento aumentando su productividad.
  • Mejorar el control: control en todo momento en tiempo real gracias a la opción móvil, pudiendo generar además informes detallados de las distintas áreas, equipos o trabajadores, todo esto con el objetivo de cumplir la normativa y mejorar el servicio dentro de la instalación.

Funciones de la solución

Autocontrol Plan dispone de las siguientes funciones:

Tareas, órdenes y partes de trabajo:

  • Las tareas son aquellas acciones preventivas rutinarias que hay que realizar en la instalación, es decir, los trabajos diarios que deben realizarse para el correcto funcionamiento de la instalación. Estos serán debidamente programados en tiempo y trabajador que los realizará, pudiendo ser acciones que se tengan que llevar a cabo todos los días, ciertos días de la semana o del mes, etc. Ejemplos de tareas serían revisiones de equipos, limpieza de estancias, fumigaciones…
  • Las órdenes de trabajo incluyen las acciones correctivas asignadas a un trabajador por un problema puntual. Como ejemplos serían la aparición inesperada de una plaga o la rotura de un grifo.
  • Los partes de trabajo son acciones que no han sido programadas ni asignadas a ningún trabajador, sino que han sido realizadas por iniciativa del propio trabajador. Se podrían poner varios ejemplos, como en el caso que la red de una portería de fútbol esté agujereada y vaya a comenzar un partido dentro de poco tiempo. En definitiva, son acciones que son de urgencia y, por tanto, requieren de una rápida actuación para su solución.

Para conocer el estado en que se encuentra cada acción, existe un código de colores que lo indica:

  • Pendientes: en color blanco, son acciones que aún no ha pasado su plazo de realización.
    Vencidas: en color rojo, son acciones donde el plazo de realización ya ha expirado.
  • Resueltas: en color verde, para acciones que ya han sido realizadas correctamente.
  • Rechazada: en color naranja, acciones que no se han podido realizar por diversos motivos tales como falta de material o que para realizar esa acción antes no se ha completado una previa en el mismo área o equipo.

Para conocer el estado en que se encuentra cada acción, existe un código de colores que lo indica.

Incidencias. Es normal que en cualquier instalación surjan incidencias, pero para que estas se solventen en el menor tiempo posible, es necesario una comunicación rápida tanto para notificarla como para informar que ya ha sido resuelta. Cuando surge alguna incidencia, se registra en la aplicación indicando el o los responsables de solucionarla. Llegará un correo electrónico y una notificación móvil de manera inmediata con toda la información sobre dónde ha ocurrido, la causa de esa incidencia y las actuaciones y medidas correctivas que han tomado. También se generará un documento pdf con toda esta información que se podrá descargar. Esta incidencia, además, se podrá convertir en una orden de trabajo con un simple botón para ser resuelta por el operario encargado.

Calendario y agenda. El calendario es la visualización de todas las acciones que se deben realizar a través de una vista diaria, semanal, mensual o anual. En el calendario se verán todas aquellas acciones programadas diferenciadas por colores dependiendo del plan al que pertenezcan. En la función agenda se verán de manera detallada las acciones que se deben realizar, pudiendo ver las horas en las que se tiene previsto realizar la acción, el color del plan al que pertenece la acción, el responsable y el nombre de la acción como tal.

Equipos. Se pueden registrar todos los equipos de la instalación que necesiten de mantenimiento, asignando el área en que se encuentra. Dentro de la ficha de cada equipo se encuentran varios módulos:

  • Ficha de características. Con la foto del equipo, su nombre, la familia, el código de equipo y de familia, área donde se encuentra, marca, modelo y otros.
  • Historial. Se visualizan todas las acciones (tareas, órdenes y partes de trabajo) e incidencias en las que está registrado el equipo conociendo su estado, la fecha de ejecución y el responsable.
  • Archivos. Se pueden adjuntar archivos importantes para el funcionamiento del equipo (ficha técnica, planos, manual y protocolo de mantenimiento).
  • Código QR. Con la creación de un equipo se generará un código QR. Este se imprimirá en una pegatina que se colocará en el equipo pudiendo identificarlo in situ rápidamente mediante la aplicación móvil.

Informes. Se pueden generar informes con las características deseadas de manera detallada y rápida. Y seleccionar el área, el plan, el responsable o una combinación de ellos para extraer las mejores conclusiones de cara a la mejora de la instalación. Estos informes incluyen toda la información sobre las tareas resueltas (con resultados numéricos o de sí/no), rechazadas (conociendo los porqués) o vencidas. Tener los planes de autocontrol digitalizados permite generar informes detallados en segundos.

Gestor documental. Con el gestor documental se pueden archivar digitalmente todos los documentos referentes a la instalación, eliminando por completo el papel. De este modo, se tienen todos los documentos necesarios guardados en un único sitio al cual acceder y encontrar rápidamente. Incluye planos de la instalación, certificados, fichas de productos, protocolos, titulaciones de los trabajadores o todo lo necesario para la gestión de la instalación.

Notificaciones app y envío de correos electrónicos. Son herramientas de gestión interna que ofrece el sistema, con el objetivo de mejorar la fluidez de comunicación entre los distintos trabajadores de la instalación.

Panel de control. A través de gráficos es posible conocer el cumplimiento de las tareas, órdenes y partes de trabajo diferenciando entre completadas, vencidas, rechazadas o pendientes, conociendo de un vistazo el grado de cumplimiento y desarrollo de los planes de autocontrol. Esto permite mejorar el control y la gestión de toda la instalación deportiva.

Conclusión

Autocontrol Plan es una solución de gestión digital para el mantenimiento de instalaciones deportivas, que planifica y gestiona de forma fácil e intuitiva las incidencias, tareas, órdenes y partes de trabajo. Este software está alojado en la nube y no necesita instalación en ningún ordenador. Además, se puede acceder desde un dispositivo móvil a través de la aplicación disponible para iOS y Android. El trabajador puede consultar tareas y órdenes de trabajo y registrar incidencias rápidamente y en cualquier lugar. La comunicación interna es más rápida, reduciendo el tiempo desde el registro de incidencias hasta el anuncio de que esta ha sido solventada. En definitiva, con esta herramienta digital se mejora el control, se cumple con la normativa vigente y se puede ahorrar hasta un 60% en costes de mantenimiento.

Para más información:

Autocontrol Sistemas
C/ Real de Burgos, 11, Ent. – 47011 Valladolid
Tel.: 983 044 047
www.autocontrolplan.es


Compartir
Publicar un comentario